درباره سینچ
سینچ؛ دستیار هوشمند کنترل دوره‌ای پروژه
سینچ برای کارشناسان کنترل پروژه و دفتر فنی ساخته شده است تا اطلاعات هر دوره را از میان صورت‌جلسه‌ها، مکاتبات، گزارش‌های پیشرفت و داده‌های برنامه به یک مسیر قابل پیگیری تبدیل کنند؛ مسیری که در آن موضوعات و اقدامات مهم گم نمی‌شوند، سابقه بین دوره‌ها حفظ می‌شود و گزارش نهایی به اطلاعات تأییدشده و منبع قابل بررسی متصل می‌ماند.
هوش مصنوعی پیشنهاد می‌دهد؛ کارشناس تأیید می‌کند؛ سامانه ثبت می‌کند؛ گزارش‌ها از اطلاعات تأییدشده استفاده می‌کنند.
مسئله از کمبود اطلاعات نیست؛ از گسست میان اسناد، پیگیری‌ها و دوره‌هاست
در بسیاری از پروژه‌ها اطلاعات لازم وجود دارد، اما میان فایل‌ها، افراد و دوره‌های گزارش‌دهی پراکنده است. بخش مهمی از کار کارشناس صرف بازسازی همین ارتباط‌ها می‌شود.
اطلاعات پراکنده
صورت‌جلسه، نامه، گزارش پیشرفت، فایل‌های محاسباتی و برنامه زمان‌بندی هرکدام بخشی از واقعیت پروژه را نگه می‌دارند.
اقدام‌های گم‌شونده
اقدام، مسئول، موعد و منبع آن ممکن است از یک دوره به دوره بعد منتقل شود، اما سابقه و وضعیتش به‌سادگی از دست برود.
ارتباط دستی با برنامه
برای فهم اثر یک موضوع، کارشناس باید آن را دوباره با فعالیت‌های برنامه و ساختار شکست کار تطبیق دهد.
گزارش‌سازی تکراری
هر دوره دوباره باید اسناد خوانده، اطلاعات منتقل و مسیر شواهد برای گزارش از نو بازسازی شود.
نقش سینچ
سینچ یک لایه کمکی روی جریان موجود پروژه است
سینچ قرار نیست ابزارهای فعلی پروژه را کنار بزند. وظیفه آن این است که بین اسناد، پیگیری‌ها، فعالیت‌های برنامه و گزارش‌های دوره‌ای یک سابقه منظم و قابل ردیابی ایجاد کند.
- اطلاعات و اسناد هر دوره در زمینه همان دوره کنار هم قرار می‌گیرند.
- سینچ موارد قابل پیگیری را همراه با منبعشان برای بررسی پیشنهاد می‌دهد.
- کارشناس پیشنهادها را تأیید، اصلاح یا رد می‌کند و فقط نتیجه تأییدشده ثبت رسمی می‌شود.
- اقدام‌ها و موضوعات می‌توانند به فعالیت‌های مرتبط برنامه متصل شوند و موارد باز به دوره بعد ادامه پیدا کنند.
- گزارش دوره‌ای از همان اطلاعات تأییدشده ساخته می‌شود و نتیجه‌های مهم تا حد امکان به منبع قابل بررسی متصل می‌مانند.
سینچ چگونه کار می‌کند؟
فرآیند هر دوره طوری طراحی شده که هوش مصنوعی سرعت بدهد، اما اختیار ثبت رسمی اطلاعات نزد کارشناس بماند.
۱
ورودی‌های دوره جمع می‌شوند
اسناد دوره، اطلاعات پیشرفت و فعالیت‌های برنامه در زمینه همان پروژه و دوره قرار می‌گیرند.
۲
موارد مهم پیشنهاد می‌شوند
سینچ اقدام، تصمیم، رویداد یا موضوع قابل پیگیری را همراه با متن و منبع پشتیبان برای بررسی پیشنهاد می‌دهد.
۳
کارشناس بررسی و تأیید می‌کند
پیشنهادها پیش از ثبت رسمی بررسی می‌شوند. کارشناس می‌تواند آن‌ها را تأیید، اصلاح، رد یا برای بررسی بعدی نگه دارد.
۴
پیگیری و گزارش ادامه پیدا می‌کند
اطلاعات تأییدشده در سابقه پروژه می‌مانند، موارد باز به دوره بعد می‌روند و گزارش از همین سابقه کنترل‌شده ساخته می‌شود.
سینچ چه چیزی نیست؟
مرز محصول به‌اندازه قابلیت‌هایش مهم است. سینچ برای کمک به کنترل دوره‌ای پروژه ساخته شده، نه برای جایگزینی سامانه‌ها و مسئولیت‌های تخصصی موجود.
چت‌بات عمومی نیست
تمرکز آن بر جریان کنترل دوره‌ای پروژه و اطلاعات مستند همان پروژه است.
نرم‌افزار زمان‌بندی نیست
فعالیت‌ها و پیشرفت را دریافت می‌کند و اطلاعات دوره‌ای را به آن‌ها مرتبط می‌سازد؛ موتور زمان‌بندی جایگزین نمی‌شود.
دبیرخانه یا مدیریت اسناد نیست
اسناد را به‌عنوان منبع کنترل پروژه استفاده می‌کند، اما جای سامانه رسمی مکاتبات یا بایگانی را نمی‌گیرد.
تصمیم‌گیرنده نهایی نیست
پیشنهاد هوش مصنوعی بدون تأیید کارشناس وارد سابقه رسمی پروژه نمی‌شود.
سینچ برای چه کسی و با چه ورودی‌هایی ساخته شده است؟
کاربر اصلی
کارشناس کنترل پروژه یا دفتر فنی که مسئول جمع‌بندی وضعیت، پیگیری اقدامات و تهیه گزارش‌های دوره‌ای است.
ورودی‌های رایج
صورت‌جلسه، مکاتبه، گزارش پیشرفت روایی، فعالیت‌ها و پیشرفت برنامه و سایر اطلاعاتی که وضعیت هر دوره را توضیح می‌دهند.
خروجی مورد انتظار
موضوع و اقدام قابل پیگیری، ارتباط با فعالیت‌های مرتبط، سابقه بین دوره‌ها و گزارش دوره‌ای مستند و قابل ردیابی.
چرا نام «سینچ»؟
نام سینچ از مفهوم چفت‌کردن و کنار هم نگه‌داشتن اجزایی می‌آید که در کار روزمره پروژه جدا از هم دیده می‌شوند: سند، موضوع، اقدام، مسئول، فعالیت، دوره و شاهد. هدف، ساختن یک تصویر مصنوعی تازه از پروژه نیست؛ هدف حفظ پیوند میان واقعیت‌های موجود است.
سینچ را روی یک جریان واقعی پروژه ارزیابی کنید
برای شروع لازم نیست کل فرآیند پروژه تغییر کند. یک جریان تکرارشونده و واقعی را انتخاب می‌کنیم و نتیجه را در چند دوره متوالی با روش فعلی مقایسه می‌کنیم. در درخواست اولیه نیز نیازی به ارسال فایل پروژه نیست.